5 dicas para migrar do prontuário de papel para o eletrônico

Profissionais de saúde que desejam otimizar tempo e aumentar a qualidade do atendimento ao paciente, buscam migrar do prontuário de papel para o eletrônico. Veja neste artigo as vantagens do prontuário eletrônico e como realizar essa migração.

O prontuário de papel se torna cada vez mais obsoleto na área da saúde, principalmente, para os profissionais que tem enfrentado a dura realidade do distanciamento social.

Para automatizar processos, conquistar gestão de qualidade e melhorar o atendimento, os médicos estão buscando formas práticas e efetivas de migrar do prontuário de papel para o eletrônico.

Um estudo, sobre os impactos da implementação do prontuário eletrônico do paciente, afirma que os avanços tecnológicos são fundamentais para melhorar o atendimento ao paciente e diminuir  margens de erro.

quotesO prontuário eletrônico do paciente pode representar um novo conceito de tratamento da informação em saúde e servir de instrumento para auxiliar no diagnóstico e no tratamento da saúde de uma pessoa, onde quer que ela esteja, e sob quem quer que estejam os seus cuidados médicos.”

Para te ajudar nesse processo, reunimos neste artigo um passo a passo completo de como realizar essa migração da melhor forma, além das principais vantagens do prontuário eletrônico. Acompanhe!

Prontuário de papel ou eletrônico: como escolher?

De acordo com o Conselho Federal de Medicina (CFM), o prontuário médico é um documento único que reúne informações coletadas a partir de fatos. Além de ser totalmente sigiloso, ele é fundamental para a continuidade da assistência prestada ao paciente.

A resolução n° 1.638/2002 estabelece as seguintes normas em relação ao prontuário:

  • Em prontuários de papel, é obrigatória a legibilidade da letra do profissional que atendeu o paciente;

  • É dever do médico a guarda do prontuário, e o mesmo deve estar disponível nos ambulatórios, nas enfermarias e nos serviços de emergência para permitir a continuidade do tratamento do paciente e documentar a atuação de cada profissional;

  • Também deve ser garantido a supervisão permanente dos prontuários sob sua guarda, visando manter a qualidade e preservação das informações neles contidas.

A verdade é que todas essas exigências são difíceis de serem seguidas com documentos de papel. Se ele está no seu consultório, como pode chegar rapidamente ao hospital, durante uma emergência?

Além disso, podemos citar outras desvantagens, como o desperdício de espaço reservado apenas para o armazenamento de papel, a falta de resistência ao tempo, e a completa ausência de segurança.

Como afirma o estudo citado acima, normalmente os profissionais de saúde são mais beneficiados com o uso do prontuário eletrônico.

quotesO prontuário eletrônico do paciente pode proporcionar aos profissionais de saúde mais tempo ao lado do paciente. De um modo geral, há um consenso sobre as vantagens do prontuário eletrônico em relação ao prontuário em papel, uma vez que o primeiro evita a deterioração, a perda ou adulteração da histórica clínica, com evidente redução de custos.”

Se você chegou até aqui, sabe que o prontuário eletrônico é a escolha ideal para o seu consultório. 

Continue a leitura e descubra 5 passos práticos para migrar do prontuário de papel para o eletrônico. 

Passo a passo para migrar do prontuário de papel para o eletrônico

Um processo de migração pode ser difícil no começo, mas escolhendo o prontuário eletrônico certo, e uma boa empresa de software médico, tudo pode ser bem mais simples do que você imagina.

Confira a seguir como essa jornada de transição deve começar. 

1. Colete todos os prontuários de papel do consultório

Talvez você já tenha todos os documentos reunidos em um local, como uma sala de arquivos ou armário. 

Porém, é essencial que você agrupe os prontuários de forma organizada. Para deixar todas as fichas em um formato de fácil entendimento, considere realizar as seguintes separações:

  • Separe os prontuários por ano de início de atendimento;

  • Divida os pacientes que não se consultam há um tempo, daqueles que te visitam no consultório com frequência;

  • Sinalize bem a separação de cada prontuário para que os arquivos não sejam misturados acidentalmente.

Dessa forma, você facilita os próximos passos. Provavelmente, isso vai ocupar um bom espaço, então lembre-se de separá-los em uma sala segura. 

2. Organize os prontuários em ordem de prioridade

Quais são os pacientes que estão em tratamento? Existem muitos retornos nas próximas semanas?

Se você realizou o primeiro passo, organizar os prontuários por ordem de prioridade será um processo bem mais simples. Primeiro, você precisa definir quais são os pacientes prioritários.

Ou seja, caso você comece a migrar do prontuário de papel para o eletrônico hoje, são aqueles pacientes que serão os primeiros na sua agenda. Os últimos seriam aqueles não marcam uma consulta há mais de um ano, por exemplo.

Assim, você consegue transferir os dados mais essenciais rapidamente, caso todos os prontuários não possam ser transferidos de uma vez. 

O Dr. Celso Bregalda Neves fez a transição de 11 anos de papel dessa forma. Confira uma parte de seu depoimento:

quotesNão tivemos dificuldade nenhuma. E eu vou fazendo aos poucos, até porque tem paciente que não volta mais ou que já operou e ficou bem, e aí conforme vai voltando eu altero no dia que o paciente vem.”

3. Escolha uma boa empresa de software médico

É fundamental escolher um software médico que atenda suas demandas e ofereça uma equipe de suporte para te auxiliar nessa transição.

Além disso, optar por uma empresa que seja especialista em gestão médica e referência no mercado, são diferenciais que podem te trazer mais segurança para sua decisão.

Uma boa dica é abordar esse assunto com a empresa e falar da sua necessidade de realizar a transição do papel para o prontuário eletrônico

Se a empresa realmente for dedicada em te ajudar, eles irão oferecer materiais educativos, dicas, e todo o suporte necessário para que essa questão não seja um problema de adaptação.

4. Faça um planejamento

Com a rotina agitada de um consultório médico, talvez você não consiga transferir todos os prontuários de papel para o eletrônico de uma vez. 

Pensando nisso, faça um planejamento com antecedência e separe horários específicos para trabalhar nessa questão. Dessa forma, você garante que não deixará essa atividade de lado.

Você pode fazer como o Dr. Celso Bregalda Neves, que escaneou os prontuários antigos, e foi adicionando no prontuário eletrônico de acordo com as consultas dos pacientes.

5. Elimine de vez o papel no consultório

Agora que você sabe como fazer esse processo de migração da melhor forma, é hora de eliminar o papel no seu consultório

Apenas a adoção do prontuário eletrônico já irá otimizar diversas tarefas que antes eram manuais, mas você pode digitalizar ainda mais documentos, e modernizar seu consultório

Em uma era pós-digital como a nossa, esse é um importante diferencial para muitos pacientes, e para a sua produtividade, não concorda?

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