Aumente a produtividade da secretária de clínicas e hospitais - Doctoralia

Responsável pelo primeiro contato entre o paciente e o centro médico na maioria dos casos, a secretária exerce um papel de extrema importância na qualidade da experiência entregue ao paciente em consultórios, clínicas e hospitais. 

Além de porta-voz da marca e braço direito dos profissionais da saúde – já que se encarrega por grande parte das funções administrativas –, a secretária ainda pode alinhar as expectativas dos pacientes quanto à consulta e reduzir sua ansiedade por meio de conversas que demonstram empatia e confiança. Assim, o tempo de espera se torna mais tranquilo e o trabalho do médico é realizado com mais facilidade. 

Tendo essa relevância em mente, você já parou para pensar que a sobrecarga e o acúmulo de funções repetitivas para a secretária podem estar comprometendo a reputação do seu centro médico? Se as pessoas não se sentem acolhidas desde a primeira visita, seus esforços em marketing e o profissionalismo dos médicos não serão suficientes para conquistar o sucesso.

Como o atendimento na recepção e a atenção ao paciente são tarefas que exigem interação humana, a melhor forma de aumentar a produtividade da secretária é otimizar atividades mecânicas do dia a dia, permitindo que ela tenha tempo para valorizar os clientes. 

Se sua primeira ideia para estimular uma rotina mais produtiva é definir cobranças extras, medir desempenhos a todo o momento ou limitar a liberdade do funcionário, preste muita atenção: a produtividade é diretamente relacionada ao à felicidade no ambiente de trabalho

A seguir, damos 6 dicas que podem ser implementadas no seu centro médico agora mesmo para garantir a produtividade da secretária e, como consequência, oferecer um atendimento espetacular ao paciente. Confira!

Garanta o bem-estar no ambiente de trabalho

Ouvir seus colaboradores é o primeiro passo para identificar pontos de melhoria que podem refletir na produtividade. 

Sendo assim, converse com a equipe para entender se o ambiente de trabalho é agradável, ergonômico e seguro, sugerindo intervalos regulares durante o expediente, incentivando a convivência entre os membros do time, evitando que seja necessário a realização de horas extras frequentes e se mostrando aberto a sugestões.

Além disso, certifique-se de que as secretárias têm acesso a todos os recursos necessários para que executem suas atividades com o nível de eficiência esperado. Disponibilize, por exemplo, computadores bons, programas atualizados, materiais de escritório, cartões de visitas, etc.

Reduza as tarefas desnecessárias

A tecnologia é uma excelente aliada da produtividade. Analise quais são as tarefas repetitivas e mecânicas realizadas sem necessidade pela secretária e encontre soluções tecnológicas que podem otimizar seu dia a dia. 

O agendamento online e o envio automático de lembretes de consultas são excelentes exemplos de como é possível automatizar algumas atividades sem perder a qualidade. Ao reduzir o tempo da secretária no telefone – confirmando ou marcando horários –, você permite que ela se dedique mais ao paciente que está no consultório ou clínica no momento.

Ofereça treinamentos

Muito se fala sobre a humanização do atendimento médico, não apenas durante a consulta, mas desde o primeiro contato do paciente com o centro médico. Para que o discurso utilizado pelos especialistas esteja alinhado com as falas das secretárias, é fundamental que haja um bom treinamento. 

Esta preparação deve incluir diversos pontos, como a adoção de novas ferramentas tecnológicas, a gestão da agenda, a linguagem ao telefone, os procedimentos em exames e o que mais for relevante. Quanto mais seguros e bem informados forem os colaboradores, maior será sua produtividade.

Sugira a aplicação de checklist na rotina

Quando fazemos muitas atividades ao mesmo tempo, é comum perdermos o foco e deixarmos algo importante de lado – especialmente trabalhando com o público, quando é preciso estar sempre atento ao que acontece em volta. Uma solução super simples para situações como essa é criar listas com as atividades a serem realizadas no dia, na semana ou até no mês.

Existem ferramentas online, como o Trello, que permitem o cadastro de tarefas com diferentes categorizações, o compartilhamento de atividades entre várias pessoas e até a inclusão de arquivos e links para facilitar o dia a dia. É possível dispor as tarefas por nível de prioridade, sinalizar as que estão em desenvolvimento e estipular prazos. 

Com a adoção deste hábito, sua secretária – e qualquer outro membro da equipe – consegue organizar melhor os afazeres, evitar que tarefas importantes sejam esquecidas e, assim, aumentar sua produtividade.

Use um software de gestão médica

Software para clínicas Doctoralia

Além de reduzir as tarefas necessárias, como comentamos anteriormente, a tecnologia também tem o poder de facilitar aquelas que são fundamentais para o sucesso de clínicas e hospitais, como a gestão dos pacientes

Contar com sistema de gestão moderno e focado na área da saúde, como o Software para Clínicas da Doctoralia,  eleva a produtividade das secretárias, e até mesmo dos médicos, a um novo patamar. Isso porque ele reúne a agenda de todos os especialistas do centro e informações dos pacientes em uma única plataforma, de forma prática e totalmente segura (de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD).

A redução de espaço físico para o armazenamento de arquivos, que são digitalizados, é outro fator que otimiza o trabalho, além de tornar a busca por dados muito mais rápida e simples. 

O software de gestão pode ainda otimizar a comunicação por meio do envio facilitado de campanhas de marketing para bases personalizadas.

Promova a sincronia com a equipe

Quando a secretária tem uma boa relação com os demais setores da clínica ou hospital, ela se torna capaz de passar as informações adequadas aos pacientes e oferecer a ajuda necessária em situações inesperadas.

Incentive que toda a equipe se mantenha atualizada sobre o processo de consultas e exames, assim como as questões burocrática referentes a documentação e convênios. Assim, imprevistos serão menos prováveis e, quando acontecerem, são resolvidos sem dificuldades.


Agora que você já entendeu como pode incentivar sua secretária a aumentar a produtividade, leia mais dicas em nosso e-book Como gerir um consultório médico de sucesso.  😉