Dicas de gestão para secretárias de clínicas e consultórios

Gestão para secretárias - Blog Doctoralia

O trabalho realizado por secretárias é essencial para o sucesso de qualquer consultório ou clínica. Mais do que uma função de recepção, essas profissionais são responsáveis por cuidar do dia a dia da instituição de saúde. 

Fazendo essa interface entre os especialistas e os pacientes da maneira certa, a secretária pode contribuir estrategicamente para o negócio, garantindo um consultório mais organizado, lucrativo e com pacientes fidelizados. 

Profissionais da área que conseguem ter uma visão global da instituição de saúde podem fazer uma grande diferença. Mas isso requer o desenvolvimento de algumas habilidades humanas, como: saber gerenciar o tempo, automatizar tarefas operacionais e lidar com a tecnologia. 

Por isso, neste artigo, trazemos dicas de gestão focadas no trabalho da secretária. São sugestões que podem tornar seu trabalho ainda mais eficiente e valorizado dentro da clínica ou consultório. Confira!

4 dicas de gestão para secretárias de clínicas e consultórios

1. Desenvolva as habilidades necessárias para ser uma boa profissional

Um atendimento de qualidade é um dos principais fatores para o sucesso de uma clínica ou consultório. O paciente precisa de uma boa experiência para ser fidelizado, e isso começa desde o momento em que ele entra em contato para marcar um horário.

Nesse sentido, as habilidades humanas do profissional responsável pelo atendimento fazem toda a diferença. É importante saber buscar respostas, ter interesse genuíno em ajudar e comunicar-se bem

A organização também faz a diferença, já que é preciso gerenciar tarefas diversas, como datas de consulta e pagamentos. Esta habilidade de ser multitarefas, indo além do atendimento e, por exemplo, proporcionando um ambiente agradável na recepção, também faz parte da lista. 

E, por último, mas não menos importante, é preciso gostar, pelo menos um pouco, de tecnologia. 

Manejar recursos tecnológicos fará cada vez mais parte do dia a dia das secretárias. Softwares de gestão, aplicativos de comunicação e outras ferramentas podem facilitar bastante o cotidiano dessa profissional. Se você ainda não tem familiaridade com o tema, vale a pena estudar.

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2. Saiba lidar com clientes insatisfeitos

Por mais que toda a equipe do consultório se esforce para fazer um bom trabalho, eventualmente podem ocorrer imprevistos, como atrasos ou necessidade de remarcação de uma consulta. Sendo assim, como reagir diante da opinião negativa de um paciente

Nesses casos, a secretária precisa ouvir e ter empatia. Coloque-se no lugar dessa pessoa, tente reconhecer seus sentimentos e demonstrar compreensão. Esta é a melhor forma para começar e te ajudará a visualizar melhor as soluções.

Confirme o problema para ter certeza de que vocês têm o mesmo entendimento da situação, procure não argumentar nesse momento de alteração de ânimos e deixe claro o próximo passo. 

Mesmo que você não consiga resolver tudo agora, explique quais medidas tomará para solucionar a insatisfação e procure estimar um prazo para dar o retorno.

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3. Entenda o perfil do paciente digital

Outra dica de gestão para secretárias é entender o comportamento da nova geração de pacientes, que mudou muito em comparação com as últimas décadas. 

Por que isso aconteceu? Entre muitos fatores, pela popularização da internet, que mudou a forma como consumimos produtos e serviços. Fazer compras no supermercado, pedir um carro, pagar as contas. Atualmente, tudo isso é permeado pelo digital. E no mundo da saúde não é diferente.

Hoje, as pessoas usam a internet, também, para tirar dúvidas sobre saúde, pesquisar por médicos, marcar consultas. É o que se chama de paciente digital, pessoas conectadas e exigentes que possuem mais informações e opções para escolher. 

Essas pessoas esperam um atendimento próximo e personalizado, são ativas nas redes sociais e se guiam pela opinião de outros pacientes. Entender esse público pode ajudar a direcionar o trabalho da secretária.

👉  Leia também: Como atrair o paciente digital? Alcance uma nova geração de pacientes!

4. Aprenda a usar as ferramentas digitais da melhor forma

Hoje, muitas tarefas podem ser automatizadas com o uso da internet. Mas isso não deve ser visto como uma ameaça por quem trabalha com atendimento em clínicas e consultórios. Na verdade, essa automatização representa uma super parceria de trabalho.

A internet pode tornar o dia a dia das secretárias mais relevante e produtivo, já que, automatizando tarefas repetitivas, sobra mais tempo para trabalharem onde realmente são insubstituíveis: no atendimento humanizado ao paciente

Por exemplo, você sabia que 1 em cada 3 pacientes já marcam consultas pela internet, conforme dados levantados pela Doctoralia? Manter a agenda online é uma forma de o consultório ou clínica estarem abertos para agendamentos todos os dias, 24 horas.

Para o paciente, é uma possibilidade conveniente. Para a instituição de saúde, ajuda a reduzir as demandas de atendimento telefônico.

Por meio de ferramentas específicas para clínicas e consultórios, também dá para digitalizar as informações dos pacientes, acabando com a papelada. Além dos benefícios de segurança e privacidade, os dados que você gerencia ficam mais organizados e fáceis de encontrar. 

Doctoralia: o melhor recurso de gestão, também para secretárias

Todas essas funcionalidades de que falamos anteriormente estão disponíveis no software médico da Doctoralia. Está surpresa?

Pois saiba que hoje a Doctoralia é muito mais do que um site para conectar médicos e pacientes e já integra diversos recursos para ajudar também na rotina das secretarias. 

Pela plataforma você pode enviar lembretes automáticos sobre as consultas direto para o celular dos pacientes, fazer check-in antecipado, acessar um chat para tirar dúvidas dos online, fazer remarcação automática das consultas, dentre muitas outras possibilidades!

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